Evenementenverzekering

Een openluchtconcert dat in verband met dreigend noodweer wordt afgelast, een artiest die op het laatste moment afzegt, een festivalganger die een been breekt en u als organisator aansprakelijk stelt….Tijdens een evenement kan er veel gebeuren dat u als organisator schade berokkent. En risico’s op incidenten zijn er niet alleen tijdens het evenement zelf, maar ook in de voorbereiding en de op- en afbouwfase van het evenement. 

U kunt zich als organisator van een evenement verzekeren voor de gevolgschade van incidenten en ook voor aansprakelijkheid. Een evenementenverzekering is maatwerk. In de eerste plaats omdat elk evenement een eigen risicoprofiel heeft. Een motorsportevenement heeft andere risico’s dan een jaarmarkt. En het risicoprofiel van een popconcert is niet te vergelijken met dat van een wandeltocht. Ook de locatie, weersomstandigheden en het bezoekersaantal zijn van grote invloed op het risicoprofiel. Hierdoor kan de verzekeringspremie van 2 gelijksoortige evenementen (zoals 2 kerstmarkten) fors verschillen. 

Als organisator van een evenement moet u een risico-inventarisatie maken om een evenementenvergunning van de gemeente te krijgen. Gebruik die inventarisatie om te bepalen welke restrisico’s u als organisator zelf kunt dragen en welke u wilt afdekken met een evenementenverzekering. Restrisico’s zijn die risico’s die de vergunningverlener accepteert, maar waarvoor u desondanks als organisator zelf de gevolgen draagt of aansprakelijk gesteld kunt worden. 

Via het online platform MKBdirect kunt u offertes voor een evenementenverzekering aanvragen. Hierna krijgt u alvast meer informatie over de risicospreiding van evenementen en de risicodekking van een evenementenverzekering. 

Risicospreiding van evenementen

Met de risicospreiding van evenementen bedoelen we dat de betrokkenen bij een evenement de risico’s gezamenlijk accepteren en dragen. Het gaat hierbij om de volgende actoren:

• het bevoegde gezag
• de organisator
• de leveranciers
• de bezoekers 

Bevoegd gezag

Het bevoegd gezag is het bestuur van de gemeente dat de vergunning voor het evenement verleent. Dat is uiteindelijk de burgemeester, want die is namens het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid in zijn of haar gemeente. 

De voorwaarden die het bevoegd gezag aan een vergunning stelt, hebben als doel om de kans op incidenten zoals brand en ongevallen tijdens een evenement te beperken en de gevolgen van een incident zo goed mogelijk op te vangen. Daarom moet een evenement aan allerlei voorschriften op het gebied van brandveiligheid en ontvluchting voldoen. Ook moet de organisator van het evenement voorzieningen treffen om de toegankelijkheid voor de hulpdiensten zoals de brandweer en de ambulancedienst te waarborgen. Raadpleeg voor de wettelijke veiligheidsvoorschriften voor evenementen het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. 

Organisator

De organisator is het bedrijf dat of de instelling die het evenement organiseert en de vergunning hiervoor bij de gemeente aanvraagt. Wanneer u als organisator aan alle vergunningsvoorwaarden voldoet, is de kans op incidenten met een grote maatschappelijke impact bestuurlijk gezien acceptabel. Dit betekent dat de kans op bijvoorbeeld een onbeheersbare brand of gewonden als gevolg van elkaar verdringende bezoekers dan relatief klein is. Maar er resteren nog wel allerlei andere risico’s. Denk bij deze restrisico’s aan beschadiging van installaties of attracties en medewerkers die tijdens het opbouwen of afbouwen van het evenement gewond raken. Of aan de gevolgschade wanneer artiesten niet op komen dagen of het evenement als gevolg van noodweer moet worden afgelast of stilgelegd. Met een evenementenverzekering bent u verzekerd tegen deze zogenoemde restrisico’s die u als organisator samen met uw medewerkers loopt. 

Leveranciers

Waar u als organisator de hoofdaannemer van het evenement bent, zijn de leveranciers de onderaannemer. Elke partij die een bijdrage levert aan het succes van uw evenement accepteert ook restrisico’s en kan deze risico’s niet zomaar op u als organisator afwentelen. Denk hierbij aan bedrijven die als werkgever zelf verantwoordelijkheid dragen voor de arbeidsveiligheid van hun werknemers. U bent als evenementenorganisator niet verantwoordelijk voor de manier waarop zij hun werk doen. U ben wél verantwoordelijk voor het interne toezicht op de evenementenlocatie. Dit betekent dat de organisator van bijvoorbeeld een markt of beurs moet controleren of de standhouders de vergunningsvoorschriften naleven. 

Bezoekers

Iedereen die een evenement bezoekt, mag ervan uitgaan dat dit voor hem of haar veilig is. Met de vergunningverlening heeft de lokale overheid immers ‘uitgesproken’ dat de risico’s van het evenement maatschappelijk acceptabel zijn. Maar van bezoekers mag wel worden verwacht dat zij zich aan de veiligheidsregels houden. Een bezoeker die bijvoorbeeld uitglijdt en een arm breekt, kan proberen u als organisator aansprakelijk te stellen. Los van de vraag of dit juridisch steekhoudend is, kunt u het risico op aansprakelijkheid beperken door bezoekers vooraf te wijzen op de veiligheidsregels die op de evenementenlocatie van toepassing zijn. Ook kunt u overwegen om de bezoekers vooraf een verklaring te laten tekenen dat zij de risico’s op persoonlijk letsel of andere vormen van schade accepteren en bij voorbaat afzien van een aansprakelijkheidsstelling. Hiermee verklaren zij zichzelf aansprakelijk voor persoonlijke risico’s. Zij betreden de evenementenlocatie dan op eigen risico. Zo’n verklaring betekent echter niet dat u als organisator onder alle omstandigheden bent gevrijwaard van een aansprakelijkheidsstelling door bezoekers. 

Risicodekking van een evenementenverzekering

Er bestaat geen standaard evenementenverzekering, omdat elk evenement een vrijwel uniek risicoprofiel heeft. Bepalend voor uw verzekeringspremie zijn de risico’s die u als organisator wilt afdekken, het verzekerde bedrag waartegen u dat doet en de hoogte van uw eigen risico. Evenementenverzekeraars kijken ook naar het aantal bezoekers; hoe drukker en grootschaliger een evenement, hoe groter de risico’s en hoe hoger de verzekeringspremie. U kunt ook specifieke objecten of installaties op uw evenement (mee)verzekeren in een evenementenverzekering. Denk hierbij aan:

• (mobiele) bar
• buffet
• feesttent
• feestverlichting
• kerstchalet
• podium
• springkussen
• toiletwagen 

Organiseert u per jaar meer evenementen? Dan kunt u bij sommige verzekeraars ook een collectieve evenementenverzekering afsluiten. Gemeenten zijn vaak zelf organisator van evenementen. Er zijn verzekeraars die speciaal voor gemeenten zo’n collectieve evenementenverzekering aanbieden. Denk hierbij aan een verzekering voor alle maatschappelijke evenementen met maximaal 2.500 bezoekers per dag. 

Als onderdeel van een evenementenverzekering kunt u zich ook verzekeren voor aansprakelijkstelling door derden zoals onderaannemers en bezoekers. Gemeenten kunnen zo’n aansprakelijkheidsverzekering via de voorwaarden van hun evenementenvergunning afdwingen. In dat geval heeft u als organisator geen keus en zult u de aansprakelijkheidsverzekering moeten afsluiten om uw evenement vergund te krijgen.