Huisvesting

Een passende huisvesting kan voor veel ondernemingen van doorslaggevende betekenis blijken bij het succes dat kan worden geboekt. Het zoeken van die passende huisvesting verdient derhalve veel aandacht, temeer daar een eenmaal gemaakte keuze in het algemeen niet eenvoudig of op korte termijn kan worden veranderd. Bovendien is huisvesting een onderwerp, dat veel meer dan de overige bedrijfsmiddelen, aan speciale regelgeving en overheidsbemoeienis is onderworpen. Naast de eisen ten aanzien van de locatie en het pand zelf, kan het besluit de benodigde bedrijfsruimte te kopen of te huren een andere belangrijke afweging betekenen.

Waar gaat het om?

Een belangrijke rol bij het starten van de onderneming speelt de bedrijfshuisvesting. Afhankelijk van de aard en omvang van de gestarte onderneming moeten voor de bedrijfshuisvesting investeringen worden gedaan. Bij de keuze voor bedrijfsruimte moet u zich een aantal vragen stellen:

Koop ik een bestaand pand of moet ik nieuwbouw plegen?
Start ik vanuit huis?
Huur ik een bedrijfspand?
Wat voor een verplichting ga ik dan aan?
Welke locatie is de meest geschikte voor mijn onderneming?
Welke locatie is beschikbaar en wat zijn daar de voor- en nadelen van?
Met welke prijzen moet ik rekening houden?

Waar moet u aan denken?

Bij het zoeken naar ruimte om de bedrijfsactiviteiten uit te kunnen voeren, moet u bedenken of het nodig is om het bedrijf te verplaatsen of dat u kunt volstaan met aanpassingen (herinrichten of verbouwing) van de huidige locatie. Aspecten waar u op moet letten bij het zoeken naar de juiste bedrijfsruimte zijn het soort activiteiten die uw bedrijf voert, wat zijn de toekomstplannen, waar wilt u zich vestigen, welke eisen stelt u aan de huisvesting. Dit zijn maar een paar aspecten, die van belang zijn bij het maken van uw keuze. Een standaardaanpak om in de huisvestingsvraag te voorzien bestaat er niet. In hoofdlijnen zijn er drie mogelijke aanpakken te onderscheiden:

Ontwikkeling in eigen beheer
Projectontwikkeling in opdracht
Afname uit de markt

Uitgangspunten en randvoorwaarden

Wanneer moet de huisvesting gereed zijn?
Hoelang verwacht de organisatie gebruik te maken van de nieuwe huisvesting?
Wat zijn de financiële grenzen (investeringen en jaarlasten)?
Zijn er specifieke omstandigheden?
Wat gebeurt er met de huidige huisvesting?
Wat is er nodig voor de go/no-go beslissing?

Beschrijving van de organisatie

Om welke (of welk deel van de) organisatie gaat het?
Wat is de organisatiestructuur?
Welke verschillende typen functies/activiteiten zijn er te onderscheiden?
Wat zijn de omvang en aard van de personele bezetting (deeltijdwerk, aanwezigheid frequentie enzovoort)?
Welke relaties zijn er tussen organisatieonderdelen onderling en met externe groepen?
Wat is het interne verhuizingspercentage per jaar?

Gebouwfilosofie

Welk beeld moet het gebouw oproepen bij klanten (degelijk, luxe, functioneel creatief)?
Welke sfeer/cultuur moet bet gebouw uitstralen naar bet personeel (open, hiërarchisch, uitnodigend enzovoort)?
Welk(e) kantoorconcept(en) past (passen) bet beste bij (delen van) de organisatie?

Ruimtelijke eisen

Wat is de gewenste oppervlaktebehoefte per medewerker en per functie (afmetingen, hoogte, breedte, lengte)?
Voor welke specifieke functies is er extra ruimte nodig (restaurant, vergaderaccommodatie, computervoorzieningen, archief, opslag, printerruimte, ontvangstruimte enzovoort)?
Wat is de parkeerbehoefte?
Wat is de eerste wenselijke gebouwvorm?
Technische eisen
Zijn er specifieke wensen met betrekking tot bet binnenklimaat (temperatuur, relatieve vochtigheid, licht, akoestiek)?
Is individuele regelbaarheid van bet binnenklimaat gewenst (te openen ramen, thermostaat per werkplek enzovoort)?
Zijn er specifieke wensen met betrekking tot de vloer-, wand- en plafondafwerking?
Zijn er specifieke wensen met betrekking tot de draagconstructie (extra zware vloeren, vrije overspanning)?
Welke eisen worden er gesteld aan de exploitatie (schoonmaak, onderhoud, energie verbruik en dergelijke)?
Wat zijn de eisen met betrekking tot informatietechnologie (infrastructuur, aansluitpunten, kabelsystemen)?
Zijn er specifieke beveiligingswensen (toegangssignalering, brand- en inbraakbeveiliging)?
Wat zijn de verwervingskosten?
Wat zijn de eigendoms- of gebruiksvoorwaarden?

Regio-aspecten

Relatieve ligging
Ten opzichte van leveranciers en klanten
Nabijheid van weg-, water- en spoorwegverbindingen
Type regio
Woonklimaat
Kwaliteit onderwijs
Economisch profiel
Arbeidsmarkt
Overheidsbeleid
Randvoorwaarden ruimtelijke ordening
Stimuleringsmaatregelen overheid

Locatie-aspecten

Bereikbaarheid
Wegverbindingen
Nabijheid van openbaar vervoer
Telecommunicatie
Parkeerregime
Omgevingskwaliteit
Voorzieningenkwaliteit (winkels/horeca)
Imago
Stimulerende omgeving
Zichtbaarheid

Kavelaspecten

Kosten
Huurprijsniveaus
Erfpacht of eigendom
Laad- en losmogelijkheden
Uitbreidingsmogelijkheden
Snelle beschikbaarheid
Risico met betrekking tot vervuiling
Representativiteit
Noodzakelijke voorzieningen
Terreinmogelijkheden
Parkeermogelijkheden
Gebouwmogelijkheden
Bruikbaarheid
Te verwachten ruimtelijke ordeningsprocedures

Belangrijkste criterium

Het zal duidelijk zijn dat de locatiekeuzecriteria door verschillende gebruikers ook verschillend zullen worden gewaardeerd. Ieder bedrijf zal voor zichzelf moeten beslissen welke criteria het meest relevant zijn. De toekomstige ontwikkelingen binnen de organisatie zullen hierbij een belangrijke rol spelen, maar ook zeker de te verwachten ontwikkelingen in de nabije toekomst ten aanzien van de regio en de locatie. Als het belangrijkste criterium is dat de locatie snel beschikbaar moet zijn, zullen de keuzemogelijkheden vaak afnemen. Naast de genoemde criteria zijn er aspecten die van tevoren nagegaan moeten worden. Een schone grondverklaring bijvoorbeeld is tegenwoordig een vereiste voordat men gaat bouwen. De meeste organisaties zullen professioneel advies inwinnen bij de vestigingsplaatskeuze.